1．会場を選ぶ

会社の歓送迎会の他、個人の誕生日会や結婚式の二次会などを行う際、それぞれの目的に合った会場を選ぶことが大切です。落ち着いて会話がすることが目的なら着席形式、ワイワイと楽しく盛り上がることが目的なら立食形式を採用すると良いでしょう。

2.下見をする

会場をある程度絞ったら、事前に下見しておきます。いざ当日会場に行って、意外と狭かった・イメージと違った・必要な設備が整っていなかったとう事態を避けるためです。必要な設備があれば、予めお店に確認しておきましょう。

また、座席のレイアウトやお手洗いの場所などをチェックしておくと、当日のセッティングがスムーズになります。

3.招待状を発送する

会場と日時が決まったら、ゲストへ招待状を発送します。近年ではメールやLINEを使うことも多くなっていますが、ご年配の方や目上の方へは封書でお送りするのがおすすめです。招待状の発送は、最低でも1ヶ月前までに済ませましょう。

特に年末年始や年度末などの忙しい時期は、早めにお送りしておくと相手方も予定を立てやすくなります。また、2週間前までに出欠の確認が取れない場合は、電話やメールで連絡を入れておき、会場にも何日前までであれば人数変更が可能かを確認しておきましょう。

4.タイムテーブルを作成する

パーティー当日の進行表である、タイムテーブルを作成しましょう。お店の貸切時間を考慮した上で代表者が作成しておきますが、幹事全体で共有するのはもちろん、お店のスタッフにも渡しておけばスムーズに進行できます。

5.当日

貸切パーティー当日には、ゲストリストを持参して出欠を確認しましょう。その際、ゲストの名前を間違えることがないように、リストにふりがなを振っておくと安心です。また、季節によってはコートなどを預かるためのクロークを用意しておくと、ゲストに喜ばれます。